Een reserve is geld dat een betaaldienstverlener achterhoudt uit de eigen omzet van een merchant. Het is geen vergoeding en het is niet weg: het blijft van de merchant. Maar beschikbaar is het ook niet, en voor een bedrijf met smalle marges kan dat verschil bepalen of een account de moeite waard is.
Waar ze voor dient
Een kaartbetaling kan lang na de uitbetaling worden teruggedraaid. Een klant heeft maanden om een afschrijving te betwisten, en als de merchant die niet kan terugbetalen, moet de provider dat doen. De reserve is de zekerheid van de provider daartegen: een pot waaruit hij kan putten voor chargebacks, terugbetalingen en boetes als het saldo van de merchant opraakt of het bedrijf stopt.
Daarom volgen reserves het risico. Hoe langer de tijd tussen betaling en levering, hoe hoger het betwistingspercentage of hoe korter de historie, hoe groter de blootstelling van de provider en hoe meer hij wil vasthouden.
De drie vormen
| Soort | Hoe het werkt |
|---|---|
| Rolling | Een percentage van de omzet van elke dag wordt vastgehouden en na een vaste periode vrijgegeven, zodat er doorlopend geld in en uit gaat. |
| Gemaximeerd | Een percentage wordt vastgehouden tot de pot een afgesproken bedrag bereikt; daarna wordt niets meer ingehouden. |
| Vooraf | Een vast bedrag wordt gestort, of ingehouden op de eerste uitbetalingen, voordat de verwerking begint. |
De rolling reserve komt het meest voor. Vaak genoemde voorwaarden zijn 5% tot 10% van de omzet, vastgehouden voor ongeveer 180 dagen, al verschillen beide getallen per provider en per bedrijf. Onder die voorwaarden heeft een merchant altijd ruwweg zes maanden van dat percentage vastzitten: het geld van dag één komt vrij op dag 181, terwijl het deel van die dag erin gaat.
Wat u in het contract moet nagaan
- Het percentage en de termijn. Deze twee getallen bepalen hoeveel liquiditeit op elk moment buiten bereik is.
- Waarover het wordt berekend. Een percentage van de bruto-omzet is meer dan hetzelfde percentage na terugbetalingen.
- Of er een maximum is. Zonder maximum groeit de pot mee met het bedrijf.
- Evaluatiemomenten. Een datum of een volume waarop de voorwaarden opnieuw worden bekeken.
- Wat er gebeurt als het account sluit. Providers houden de reserve meestal aan voor de volledige betwistingstermijn na de laatste transactie, wat zes maanden of langer zonder inkomsten uit het account kan betekenen.
- Wanneer ze kan worden verhoogd. De meeste overeenkomsten staan de provider toe een reserve te verhogen als het risico verandert, soms zonder aankondiging.
Hoe u een verlaging krijgt
Een reserve is een oordeel over risico, dus ze beweegt wanneer het bewijs beweegt.
- Bouw een historie op. Enkele maanden verwerking met een lage chargebackratio is het sterkste argument dat er is.
- Verkort de tussentijd. Snellere levering en verzending met track-and-trace verkleinen de periode waarin iets mis kan gaan.
- Laat de financiën zien. Bankafschriften en jaarcijfers waaruit blijkt dat het bedrijf zijn eigen betwistingen kan dragen, maken de reserve minder nodig.
- Vraag het op het evaluatiemoment. Kom met cijfers: volume, terugbetalingspercentage, chargebackratio en het aantal gewonnen betwistingen.
- Bied een alternatief. Een gemaximeerde reserve, of een bankgarantie, past beide partijen soms beter dan een open percentage.
Providers verlagen een reserve zelden uit zichzelf. De voorwaarden veranderen voor de merchant die erom vraagt, met cijfers.
Wat u niet moet doen
Behandel de reserve niet als werkkapitaal dat op een bekende datum binnenkomt. Stijgen de chargebacks, dan kan de vrijgave worden uitgesteld of het percentage verhoogd. En open geen tweede account elders om volume bij een reserve weg te leiden zonder het de eerste provider te vertellen: een plotselinge volumedaling terwijl de betwistingen blijven binnenkomen is precies het patroon waarvoor een reserve bestaat, en maakt de voorwaarden doorgaans strenger.
Voordat u tekent
Reken uit wat de reserve met uw kasstroom doet bij het verwachte volume, maand voor maand, voor het eerste jaar. Een reserve van 10% die zes maanden wordt vastgehouden, betekent dat een halve maandomzet blijvend buiten bereik is zodra ze vol is. Kan het bedrijf niet draaien op wat overblijft, onderhandel dan voordat het account opent, wanneer de provider de klant nog graag wil.
Bronnen
- Merchant Cost Consulting: wat is een rolling reserve (Engels)
- PXP: rolling reserve (Engels)